Ordner voller Belege, manuelle Ablage, die ewige Suche nach «diesem einen Dokument» – für viele Unternehmen gehört das noch zum Alltag. Dabei ermöglicht moderne Software längst eine vollständig digitale Buchhaltung. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie mit Abacus den Weg zum papierlosen Büro gehen – Schritt für Schritt, praxisnah und ohne Chaos.
Das papierlose Büro ist keine Vision mehr, sondern gelebte Realität in vielen Schweizer Unternehmen. Dennoch halten sich in der Buchhaltung hartnäckig Papierberge: Eingangsrechnungen werden ausgedruckt, abgestempelt und in Ordnern abgelegt. Belege wandern physisch durch Genehmigungsprozesse. Und am Jahresende türmen sich die Bundesordner im Archiv.
Das kostet nicht nur Platz und Papier, sondern vor allem Zeit – und damit Geld. Die gute Nachricht: Mit den richtigen Tools und einem durchdachten Vorgehen gelingt die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung schneller, als viele denken.
Warum papierlos? Die Vorteile im Überblick
Bevor wir ins «Wie» einsteigen, lohnt sich ein Blick auf das «Warum». Denn die Vorteile der digitalen Buchhaltung gehen weit über Platzersparnis hinaus:
- Zeitersparnis: Dokumente sind in Sekunden gefunden statt in Minuten. Keine Suche mehr in Ordnern, kein Warten auf Kollegen, die «die Rechnung gerade auf dem Tisch haben».
- Ortsunabhängigkeit: Zugriff auf alle Belege von überall – im Homeoffice, unterwegs oder im Aussendienst. Besonders relevant seit der Pandemie.
- Weniger Fehler: Automatische Datenerfassung reduziert Tippfehler. Workflows verhindern, dass Rechnungen «verloren gehen» oder doppelt bezahlt werden.
- Compliance: Revisionssichere Archivierung erfüllt die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Jede Änderung ist nachvollziehbar.
- Nachhaltigkeit: Weniger Papier, weniger Druckertoner, weniger physischer Archivraum. Gut für die Umwelt und fürs Budget.
Die Bausteine der digitalen Buchhaltung mit Abacus
Eine papierlose Buchhaltung besteht aus mehreren Komponenten, die ineinandergreifen. Abacus bietet für jeden Baustein eine integrierte Lösung:
1. Digitale Belegerfassung
Der erste Schritt: Belege von Anfang an digital erfassen. Das betrifft vor allem Eingangsrechnungen, aber auch Quittungen, Verträge und andere buchhalterisch relevante Dokumente.
Mit Abacus: Eingangsrechnungen können direkt per E-Mail empfangen oder über einen Scanner digitalisiert werden. Die integrierte OCR-Technologie (Optical Character Recognition) liest relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, MWST und Lieferant automatisch aus. Mitarbeitende im Aussendienst erfassen Belege mobil über AbaClik.
2. Intelligente Dokumentenverarbeitung mit DeepCloud
Die manuelle Dateneingabe ist einer der grössten Zeitfresser in der Buchhaltung. Hier setzt DeepCloud an – die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung von Abacus.
So funktioniert es: DeepCloud analysiert eingehende Dokumente, extrahiert die relevanten Informationen und schlägt automatisch die passende Buchung vor. Das System lernt kontinuierlich dazu: Je mehr Belege verarbeitet werden, desto präziser werden die Vorschläge. Buchhalterinnen und Buchhalter müssen nur noch prüfen und freigeben – statt alles manuell einzutippen.
3. Digitale Workflows und Freigabeprozesse
In vielen Unternehmen wandern Rechnungen physisch von Tisch zu Tisch: zur Sachbearbeitung, zur Kostenstelle, zur Geschäftsleitung. Das kostet Zeit und schafft Intransparenz.
Mit digitalen Workflows: Abacus ermöglicht die Definition von Freigabeprozessen, die automatisch ablaufen. Eine Eingangsrechnung wird erfasst, dem zuständigen Kostenstellenverantwortlichen zur Prüfung vorgelegt und nach Freigabe automatisch zur Zahlung bereitgestellt. Jeder Schritt ist dokumentiert, Engpässe sind sofort sichtbar, Erinnerungen werden automatisch versendet.
4. Revisionssichere Archivierung
Die Schweizer Gesetzgebung verlangt, dass Geschäftsunterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden – und zwar so, dass sie unveränderbar und jederzeit lesbar sind. Das gilt auch für digitale Dokumente.
Abacus Archivierung: Alle Belege werden automatisch mit der zugehörigen Buchung verknüpft und revisionssicher archiviert. Bei einer Revision können Sie auf Knopfdruck alle Unterlagen zu einer Buchung aufrufen – inklusive aller Freigaben und Änderungshistorie. Keine Suche in Ordnern, keine fehlenden Belege.
Der Weg zur papierlosen Buchhaltung: Ein Stufenplan
Die Umstellung muss nicht von heute auf morgen geschehen. Ein schrittweises Vorgehen reduziert Risiken und gibt allen Beteiligten Zeit zur Anpassung.
- Bestandsaufnahme: Welche Dokumente werden aktuell in Papierform verarbeitet? Wo entstehen die grössten Aufwände? Welche Prozesse eignen sich als Startpunkt?
- Pilotbereich definieren: Starten Sie nicht mit allem auf einmal. Oft bietet sich die Kreditorenbuchhaltung an – hier ist das Volumen hoch und der Nutzen schnell sichtbar.
- Infrastruktur einrichten: Scanner, E-Mail-Integration, DeepCloud-Anbindung. Die technische Basis muss stehen, bevor der Prozess umgestellt wird.
- Workflows definieren: Wer prüft was? Welche Freigabegrenzen gelten? Wie werden Ausnahmen behandelt? Diese Fragen sollten vor der Umstellung geklärt sein.
- Schulung und Go-Live: Mitarbeitende müssen die neuen Prozesse verstehen und beherrschen. Planen Sie ausreichend Zeit für Schulungen und eine Begleitphase.
- Ausweiten: Nach erfolgreicher Einführung im Pilotbereich können weitere Prozesse digitalisiert werden – Debitorenbuchhaltung, Spesenmanagement, Vertragsarchivierung.
Häufige Bedenken – und wie Sie ihnen begegnen
«Was ist mit Belegen, die wir nur auf Papier erhalten?»
Kein Problem. Diese werden gescannt und digital weiterverarbeitet. Das Original kann nach dem Scannen vernichtet werden, sofern der Scan den gesetzlichen Anforderungen entspricht – was bei Abacus der Fall ist.
«Ist das wirklich rechtssicher?»
Ja. Die Schweizer Gesetzgebung erlaubt explizit die digitale Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, sofern Integrität und Lesbarkeit gewährleistet sind. Abacus erfüllt diese Anforderungen und ist für revisionssichere Archivierung zertifiziert.
«Unsere Mitarbeitenden kommen mit der Technik nicht klar.»
Die Bedienung ist intuitiver, als viele erwarten. Und: Die Alternative – das manuelle Suchen in Ordnern – ist letztlich auch «Technik», nur weniger effizient. Mit guter Schulung und etwas Übung profitieren alle.
Praxisbeispiel: Vom Bundesordner zur Echtzeit-Übersicht
Ein Handelsunternehmen mit 25 Mitarbeitenden, das wir bei der Digitalisierung begleiten durften, verarbeitete monatlich rund 400 Eingangsrechnungen. Jede Rechnung wurde ausgedruckt, gestempelt, in einem Umlaufmappe durch drei Abteilungen geschickt und schliesslich abgelegt. Durchschnittliche Bearbeitungszeit: 8 Tage.
Nach der Umstellung auf die digitale Verarbeitung mit Abacus und DeepCloud liegt die durchschnittliche Bearbeitungszeit bei 2 Tagen. Die Buchhalterin spart pro Woche rund 6 Stunden – Zeit, die sie jetzt für Analysen und Controlling nutzt statt für Ablage und Suche.
Der beste Zeitpunkt ist jetzt
Die papierlose Buchhaltung ist keine Zukunftsmusik, sondern bewährte Praxis. Die Technologie ist ausgereift, die rechtlichen Rahmenbedingungen sind geklärt, und die Vorteile sind erheblich. Was viele Unternehmen zurückhält, ist nicht fehlendes Wissen, sondern die Scheu vor der Umstellung.
Dabei gilt: Je länger Sie warten, desto mehr Papier sammelt sich an – und desto grösser wird der Berg, den Sie irgendwann abtragen müssen. Fangen Sie heute an, und sei es nur mit einem Pilotprojekt.
Bereit für den nächsten Schritt? Wir zeigen Ihnen, wie eine papierlose Buchhaltung in Ihrem Unternehmen aussehen kann – angepasst an Ihre Prozesse und Ihr Budget.
