Durchgängige Prozesse mit Abacus
Bestellung per Telefon, Lieferschein auf Papier, Rechnung aus einem anderen System – in vielen Handelsfirmen ist der Alltag von Medienbrüchen geprägt. Das kostet Zeit, produziert Fehler und frustriert Mitarbeitende wie Kunden. In diesem Artikel zeigen wir, wie ein durchgängig digitaler Prozess aussieht und welche konkreten Vorteile er bringt.
Handelsfirmen leben von Geschwindigkeit. Wer schnell liefert, gewinnt Kunden. Wer schnell fakturiert, verbessert die Liquidität. Wer schnell Auskunft geben kann, schafft Vertrauen. Doch genau hier hapert es oft: Informationen liegen in verschiedenen Systemen, Prozesse sind nicht verzahnt, und zwischen Auftragseingang und Rechnungsversand vergehen unnötig viele Tage.
Die Digitalisierung bietet die Chance, das zu ändern – nicht durch ein weiteres Inselsystem, sondern durch durchgängige Prozesse in einer integrierten Lösung.
Der Status quo: Wo es in vielen Handelsfirmen hakt
Bevor wir über Lösungen sprechen, ein ehrlicher Blick auf die typischen Probleme:
Medienbrüche im Bestellprozess
Kundenbestellungen kommen per Telefon, E-Mail, Fax oder Online-Shop. Jeder Kanal hat seine eigene Logik. Die Daten werden manuell ins ERP übertragen – mit entsprechendem Aufwand und Fehlerrisiko. Doppelerfassungen sind keine Seltenheit.
Intransparente Lagersituation
Ist der Artikel verfügbar? Die Antwort erfordert oft einen Blick ins Lager oder einen Anruf beim Lageristen. Der Bestand im System stimmt nicht immer mit der Realität überein. Kunden erhalten Zusagen, die nicht eingehalten werden können.
Manuelle Lieferscheinerstellung
Der Lieferschein wird aus dem Auftrag erstellt – aber oft mit manuellen Anpassungen. Teillieferungen, geänderte Mengen, Ersatzartikel: All das erfordert Handarbeit und ist fehleranfällig.
Verzögerte Fakturierung
Die Rechnung wird erst erstellt, wenn die Lieferung «durch» ist. Bei vielen Unternehmen vergehen Tage, manchmal Wochen zwischen Lieferung und Rechnungsstellung. Das belastet die Liquidität und erhöht das Risiko von Reklamationen («Das haben wir doch längst bezahlt!»).
Keine Gesamtsicht auf den Kunden
Wen ruft der Kunde an? Was hat er zuletzt bestellt? Gibt es offene Posten? Reklamationen? Diese Informationen liegen in verschiedenen Systemen – oder im Kopf einzelner Mitarbeitender.
Der Zielprozess: Vom Auftragseingang bis zur Zahlung
Ein durchgängig digitaler Prozess sieht anders aus. Hier der ideale Ablauf mit Abacus:
Schritt 1: Auftragserfassung – Multikanal, aber einheitlich
Egal ob der Kunde per Telefon bestellt, eine E-Mail schickt oder den Online-Shop nutzt: Alle Aufträge landen im selben System. Bei telefonischer Bestellung erfasst der Innendienst direkt in Abacus. E-Mail-Bestellungen können mit wenigen Klicks übernommen werden. Und Online-Bestellungen fliessen über AbaCommerce automatisch ein.
Der Vorteil: Eine einzige Datenquelle, keine Doppelerfassung, sofortige Verfügbarkeitsprüfung während der Auftragserfassung.
Schritt 2: Verfügbarkeitsprüfung in Echtzeit
Schon bei der Auftragserfassung sieht der Mitarbeitende: Ist der Artikel am Lager? Wenn nicht: Wann kommt die nächste Lieferung? Gibt es alternative Artikel? Diese Information steht sofort zur Verfügung – ohne Rückfrage, ohne Warten.
Der Vorteil: Realistische Lieferzusagen, weniger Rückrufe, höhere Kundenzufriedenheit.
Schritt 3: Automatische Disposition
Artikel nicht am Lager? Das System generiert automatisch einen Bestellvorschlag beim Lieferanten – unter Berücksichtigung von Mindestbestellmengen, Lieferzeiten und offenen Bestellungen. Der Einkäufer muss nur noch prüfen und freigeben.
Der Vorteil: Keine vergessenen Bestellungen, optimierte Lagerbestände, weniger Kapitalbindung.
Schritt 4: Kommissionierung und Lieferschein
Der bestätigte Auftrag geht automatisch an das Lager. Die Kommissionierliste wird digital bereitgestellt – auf einem mobilen Gerät oder als Ausdruck. Nach der Kommissionierung wird der Lieferschein generiert, inklusive aller relevanten Daten: Artikel, Mengen, Chargen, Seriennummern.
Der Vorteil: Fehlerfreie Lieferscheine, lückenlose Dokumentation, Basis für die automatische Fakturierung.
Schritt 5: Automatische Rechnungsstellung
Sobald die Lieferung verbucht ist, kann die Rechnung erstellt werden – automatisch oder auf Knopfdruck. Die Rechnungsdaten stammen direkt aus dem Auftrag: Preise, Rabatte, Zahlungsbedingungen. Nichts muss nochmals erfasst werden.
Der Vorteil: Rechnungsstellung am Tag der Lieferung, bessere Liquidität, weniger Aufwand.
Schritt 6: Digitaler Rechnungsversand
Die Rechnung wird als PDF per E-Mail versendet – automatisch, mit dem richtigen Ansprechpartner, im Corporate Design. Auf Wunsch auch als QR-Rechnung, die der Kunde mit einem Klick bezahlen kann.
Der Vorteil: Sofortige Zustellung, keine Portokosten, schnellere Zahlung.
Schritt 7: Zahlungseingang und Abschluss
Der Zahlungseingang wird automatisch mit der offenen Rechnung abgeglichen – dank der Referenznummer auf der QR-Rechnung. Der Debitor wird ausgeglichen, der Auftrag abgeschlossen.
Der Vorteil: Kein manuelles Zuordnen von Zahlungen, sofortige Transparenz über offene Posten.
Die Bausteine im Überblick
| Prozessschritt | Abacus-Modul | Kernfunktion |
|---|---|---|
| Auftragserfassung | AbaCommerce | Erfassung, Kalkulation, Verfügbarkeitsprüfung |
| Online-Bestellungen | AbaCommerce | Webshop-Integration, B2B-Portal |
| Einkauf/Disposition | AbaCommerce | Bestellvorschläge, Lieferantenbestellungen |
| Lagerverwaltung | AbaCommerce | Bestandsführung, Kommissionierung |
| Fakturierung | AbaCommerce | Rechnungserstellung, QR-Rechnung |
| Zahlungsabgleich | AbaCommerce | Automatischer Ausgleich, camt.054 |
| Kundenübersicht | AbaCommerce | 360-Grad-Sicht, Kontakthistorie |
Praxisbeispiel: Vom Papierchaos zur Echtzeit-Übersicht
Ein Handelsunternehmen für Bürobedarf mit 15 Mitarbeitenden kam mit folgender Ausgangslage zu uns:
- Auftragserfassung in Excel, Übertrag ins ERP manuell
- Lagerbestand «ungefähr» bekannt, regelmässige Überraschungen
- Rechnungsstellung einmal pro Woche, oft mit 5-10 Tagen Verzug
- Zahlungszuordnung manuell, ca. 3 Stunden pro Woche
Nach der Umstellung auf einen integrierten Abacus-Prozess:
- Aufträge werden direkt im System erfasst, inkl. Online-Shop
- Lagerbestand in Echtzeit, Inventurdifferenz unter 1%
- Rechnung am selben Tag wie Lieferung
- Automatischer Zahlungsabgleich, Zeitaufwand praktisch null
Das Ergebnis: Die durchschnittliche Debitorenlaufzeit sank von 38 auf 19 Tage. Die Mitarbeitenden im Innendienst haben mehr Zeit für Kundenberatung statt für Administration.
Häufige Einwände – und was dahintersteckt
«Unsere Kunden bestellen halt per Telefon»
Das ist kein Problem. Telefonische Bestellungen werden direkt im System erfasst – mit allen Vorteilen der Integration. Gleichzeitig können Sie Kunden schrittweise an den Online-Shop heranführen: «Ihre Bestellung ist erfasst. Wussten Sie, dass Sie den Auftragsstatus jederzeit online einsehen können?»
«Bei uns ist jeder Auftrag anders»
Individualität und Standardisierung schliessen sich nicht aus. Abacus erlaubt freie Texte, individuelle Positionen und flexible Preisfindung. Aber die Grundstruktur – Auftrag, Lieferung, Rechnung – bleibt einheitlich und nachvollziehbar.
«Wir haben spezielle Anforderungen»
Vermutlich ja. Die Frage ist: Sind diese Anforderungen wirklich so speziell? Oder sind es gewachsene Gewohnheiten, die hinterfragt werden könnten? In unserer Erfahrung lassen sich 80% der «Spezialfälle» mit Standardfunktionen abbilden – wenn man bereit ist, Prozesse anzupassen.
In fünf Schritten zur digitalen Handelsfirma
- Prozesse dokumentieren: Wie läuft es heute? Wo sind die Brüche? Wo verlieren Sie Zeit?
- Ziele definieren: Was soll besser werden? Schnellere Lieferung? Bessere Liquidität? Weniger Fehler?
- Stammdaten aufräumen: Artikel, Kunden, Lieferanten, Preislisten – die Basis muss stimmen.
- Schrittweise umstellen: Nicht alles auf einmal. Beginnen Sie mit dem Kernprozess Auftrag-Lieferung-Rechnung.
- Ausbauen: Wenn der Kern läuft: Online-Shop, CRM, BI – je nach Bedarf.
Fazit: Integration schlägt Insellösung
Die Digitalisierung einer Handelsfirma ist kein IT-Projekt, sondern ein Organisationsprojekt. Es geht nicht darum, einzelne Aufgaben mit Software zu automatisieren. Es geht darum, einen durchgängigen Prozess zu schaffen, in dem Informationen fliessen – ohne Medienbrüche, ohne Doppelerfassung, ohne Verzögerung.
Mit Abacus haben Sie alle Bausteine in einer Lösung: Auftrag, Lager, Einkauf, Buchhaltung, Banking. Die Module sind nativ integriert – nicht über Schnittstellen zusammengestückelt. Das macht den Unterschied zwischen «irgendwie digital» und «wirklich effizient».
Bereit für den nächsten Schritt?
Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Prozesse und zeigen, wo die grössten Hebel liegen. In einem Workshop erarbeiten wir einen konkreten Fahrplan für Ihre digitale Handelsfirma.
