Was hinter «Let software understand you» steckt, welche KI-Funktionen heute schon produktiv laufen und wo zwischen Vision und Arbeitsalltag noch eine ehrliche Lücke klafft.
«Don’t teach users how to use software. Teach software how to understand users intent.» Mit diesem Satz hat Abacus-Mitgründer Claudio Hintermann eine Richtung vorgegeben, die das Verhältnis zwischen Mensch und ERP-Software umkehrt. Nicht mehr der Mensch lernt die Logik der Software, sondern die Software lernt die Absicht des Menschen. Abacus Intelligence ist der konkrete Ausdruck dieser Idee, entwickelt zusammen mit dem KI-Spezialisten Artificialy aus Lugano. Wir schauen uns an, was davon heute schon produktiv im Schweizer KMU funktioniert, was noch Zukunftsmusik ist und warum die spannendste Frage nicht lautet, was die KI kann, sondern was sie an Ihrer Arbeitsweise verändert.
Vorweg eine Einordnung, die zu unserem Beratungsverständnis gehört. Rund um künstliche Intelligenz kursiert viel Marketing, auch von seriösen Anbietern. Es lohnt sich, zwischen drei Dingen zu unterscheiden: Was eine Software heute produktiv leistet, was sie in einer kontrollierten Demo zeigt und was als Vision für die nächsten Jahre formuliert wird. Alle drei sind legitim, aber sie haben für Ihre Investitionsentscheidung einen sehr unterschiedlichen Wert. Dieser Artikel versucht, sie auseinanderzuhalten.
Die Grundidee: Die Software passt sich an, nicht der Mensch
Klassische ERP-Software funktioniert nach einer einfachen Logik: Sie bietet Masken, Menüs und Prozesse, und der Mensch lernt, wie er sich darin bewegt. Wer 20 Jahre mit Abacus gearbeitet hat, kennt die Programmnummern auswendig und navigiert blind. Wer neu ist, braucht eine Schulung, ein Handbuch und Geduld.
Abacus Intelligence dreht diese Logik um. Statt dass der Mensch die Sprache der Software lernt, lernt die Software die Sprache des Menschen. Konkret heisst das: Sie sagen oder schreiben, was Sie erreichen wollen, und das System übersetzt das in die nötigen Schritte. «Erfasse meine Arbeitszeit von heute, 8 bis 17 Uhr, eine Stunde Mittag.» «Wie war der Umsatz im dritten Quartal verglichen mit dem Vorjahr?» «Verbuche den Laptopkauf von gestern.»
Das ist mehr als eine Spielerei. Für viele Mitarbeitende ist nicht die fehlende Kompetenz das Problem, sondern die Hürde, die richtige Funktion in einer mächtigen Software zu finden. Wenn diese Hürde fällt, profitieren nicht die Power-User, sondern die Gelegenheitsnutzer. Genau die sind in den meisten KMU die Mehrheit.
Was heute schon produktiv läuft
Der ehrlichste Indikator dafür, dass eine KI-Funktion mehr als ein Demo-Versprechen ist, sind benannte Kundenreferenzen mit konkreten Zahlen. Bei Abacus Intelligence ist das vor allem im Bereich der Dokumentenerkennung der Fall.
Die Technologie DeepO, Teil des DeepCloud-Ökosystems, erkennt eingehende Dokumente wie Rechnungen und Auftragsbestätigungen, liest die relevanten Daten aus und bereitet die Weiterverarbeitung vor. Abacus verweist hier auf Anwender wie die Stadtverwaltung Rapperswil-Jona, die nach eigenen Angaben eine fünfstellige Zahl an Kreditorenbelegen pro Jahr über DeepO verarbeitet, sowie auf Betriebe wie die BKW Building Solutions und die Transport AG Aarau. Das sind keine Demo-Szenarien, sondern Produktivumgebungen mit realem Belegvolumen.
Daneben sind folgende Funktionen heute verfügbar und im KMU-Alltag einsetzbar:
| Funktion | Was sie heute leistet | Reifegrad im KMU-Alltag |
|---|---|---|
| Dokumentenerkennung (DeepO) | Rechnungen und Belege automatisch erkennen und auslesen | Produktiv, mit benannten Referenzen |
| Sprach- und Chatsteuerung | Prozesse über Sprache oder Chat starten, auch Schweizerdeutsch | Verfügbar, Nutzen je nach Anwendungsfall |
| Textgenerierung | Stichworte zu Fliesstext, Stelleninserate, Spezifikationen | Praktisch nutzbar, Ergebnis braucht Kontrolle |
| Assistenz bei Software-Fragen | Chat-Hilfe zur Bedienung der Abacus Software selbst | Nützlich, ersetzt keine komplexe Beratung |
| Data Analyzer | KPIs und Dashboards auf Anfrage generieren | Verfügbar, Qualität hängt an der Datenbasis |
| Aktionen und Prozesse aus dem Chat | Buchungen oder Anträge direkt im Dialog auslösen | Verfügbar, Freigabelogik bleibt wichtig |
| Reglement-Auskunft | Fragen zu Personalreglement, Homeoffice etc. beantworten | Nützlich, abhängig von gepflegten Inhalten |
| AbaClik AI | KI-Chatbot in der Mitarbeiter-App, proaktive Hinweise | Verfügbar, Akzeptanz ist der Erfolgsfaktor |
Praxisbeispiel: Handelsbetrieb mit hohem Belegaufkommen
Ein Handelsunternehmen, das wir im Bereich Kreditorenprozesse beraten haben, verarbeitete vor dem Einsatz der KI-gestützten Belegerkennung rund 600 Eingangsrechnungen pro Monat. Der Prozess lief klassisch: Beleg per Mail oder Post, manuelle Erfassung, Kontierung, Freigabe, Zahlung. Die reine Erfassung band rund 35 Arbeitsstunden im Monat.
Nach der Einführung der automatisierten Belegerkennung mit anschliessender Kontierungslogik veränderte sich das Bild deutlich:
- Erkennungsquote der relevanten Felder bei Standardrechnungen: zwischen 85 und 95 Prozent.
- Erfassungsaufwand: von rund 35 Stunden auf etwa 12 Stunden pro Monat, davon ein grosser Teil Kontrolle statt Eingabe.
- Durchlaufzeit pro Beleg bis zur Zahlungsfreigabe: von durchschnittlich 9 Tagen auf 3 Tage.
- Belege, bei denen die KI passen musste (untypische Layouts, schlechte Scans, Handschrift): rund 10 bis 15 Prozent, weiterhin manuell.
Die ehrliche Lesart dieser Zahlen: Die KI hat etwa zwei Drittel der manuellen Arbeit übernommen, nicht alles. Das verbleibende Drittel ist nicht verschwunden, sondern hat sich verlagert, von der reinen Erfassung hin zur Prüfung der KI-Vorschläge und zur Bearbeitung der Ausnahmen. Wer eine vollständige Automatisierung ohne menschliches Zutun erwartet, wird enttäuscht. Wer eine deutliche Entlastung bei gleichbleibender Kontrolle erwartet, wird sie bekommen.
Wo die ehrliche Lücke zwischen Vision und Alltag liegt
Der Claim «Let software understand you» ist eine Vision, und sie ist eine gute. Aber zwischen einer Vision und dem produktiven Alltag liegt immer eine Strecke. Drei Punkte, die wir in Gesprächen mit KMU regelmässig thematisieren:
KI ist so gut wie die Daten dahinter. Ein Data Analyzer, der KPIs auf Knopfdruck liefert, ist beeindruckend, solange die Datenbasis sauber ist. Wenn die Kontierung uneinheitlich ist, Kostenstellen historisch gewachsen und Stammdaten lückenhaft sind, dann liefert auch die beste KI fragwürdige Auswertungen, nur eben schneller und überzeugender präsentiert. Das ist gefährlicher als eine offensichtlich falsche Excel-Zelle, weil es seriöser aussieht.
Die Verantwortung bleibt beim Menschen. Eine Buchung, die per Sprachbefehl ausgelöst wird, ist trotzdem eine Buchung mit rechtlichen Folgen. Eine von der KI generierte Stellenausschreibung kann diskriminierende Formulierungen enthalten, wenn niemand sie prüft. Ein Arbeitszeugnis, das automatisch erstellt wird, bleibt ein rechtlich heikles Dokument. Die KI beschleunigt den Entwurf, sie übernimmt nicht die Verantwortung. Diese Trennung muss in den Prozessen klar verankert sein.
Akzeptanz entscheidet mehr als Technik. Eine sprachgesteuerte Mitarbeiter-App nützt nichts, wenn die Mitarbeitenden sie nicht verwenden. Aus der Erfahrung mit Self-Service-Werkzeugen wissen wir: Die Technik ist selten das Problem, die Gewohnheit ist es. Wer KI-Funktionen einführt, ohne die Mitarbeitenden mitzunehmen, hat eine teure Funktion, die niemand nutzt.
Der rote Faden: Technik ergänzt den Menschen, sie ersetzt ihn nicht
Abacus formuliert die eigene Haltung so, dass Technologie und Mensch sich ergänzen: Sie sind kompetent in dem, was Sie tagtäglich tun, und die KI befähigt Sie, darin besser zu werden. Das deckt sich mit einer Überzeugung, die wir in jedem Digitalisierungsprojekt vertreten: Technik ist nur so gut wie die Menschen, die mit ihr arbeiten.
Konkret heisst das für Abacus Intelligence: Die Sprachsteuerung nimmt der Buchhalterin die Suche nach der richtigen Maske ab, aber sie ersetzt nicht ihr fachliches Urteil, ob eine Buchung korrekt ist. Die Textgenerierung liefert einen Entwurf für ein Stelleninserat, aber die Entscheidung, wen man sucht und wie man die Kultur des Hauses beschreibt, bleibt menschlich. Die Belegerkennung verarbeitet Hunderte Rechnungen, aber die Frage, ob eine ungewöhnlich hohe Zahlung an einen neuen Lieferanten plausibel ist, gehört auf den Schreibtisch eines Menschen.
Wer KI so versteht, gewinnt. Wer hofft, durch KI Personal einzusparen, ohne die Prozesse zu durchdenken, wird in der Regel enttäuscht und manchmal teuer überrascht.
Was Schweizer KMU heute konkret tun sollten
Abacus Intelligence ist kein einzelnes Produkt, das man kauft, sondern ein Bündel von Funktionen, die teilweise an Module und Lizenzen gekoppelt sind. Vier pragmatische Schritte für KMU, die sich dem Thema nähern wollen:
Mit dem Belegprozess beginnen. Die automatisierte Dokumentenerkennung ist die KI-Funktion mit dem klarsten und am besten belegten Nutzen. Wer ein hohes Volumen an Eingangsrechnungen hat, findet hier den schnellsten messbaren Hebel. Das ist meist der pragmatischste Einstieg.
Datenqualität vor KI. Bevor man einen Data Analyzer auf die eigenen Zahlen loslässt, lohnt sich eine ehrliche Bestandsaufnahme der Stammdaten und der Kontierungslogik. KI verstärkt vorhandene Ordnung und vorhandenes Chaos gleichermassen.
Klein testen, nicht gross ausrollen. Eine Funktion in einem Team oder einem Prozess produktiv testen, Erfahrung sammeln, dann entscheiden. Ein flächendeckender Roll-out ohne vorherige Erprobung ist bei KI-Funktionen besonders riskant, weil die Akzeptanz schwer vorhersehbar ist.
Verantwortlichkeiten klären. Wer prüft KI-Vorschläge? Wer gibt frei? Wie wird mit Fehlern umgegangen? Diese Fragen müssen vor dem Produktivbetrieb beantwortet sein, nicht danach. Eine KI ohne klare Kontrollinstanz ist kein Fortschritt, sondern ein Risiko.
Fazit: Eine ehrliche Begeisterung
Abacus Intelligence ist eine der substanzielleren KI-Initiativen im Schweizer ERP-Markt, nicht zuletzt, weil sie auf eine etablierte Software aufsetzt und mit DeepO einen Bereich hat, der nachweislich produktiv läuft. Die Vision «Let software understand you» ist mehr als ein Slogan, sie beschreibt eine echte Verschiebung im Verhältnis zwischen Mensch und Software.
Gleichzeitig gilt, was für jede neue Technologie gilt: Der Wert entsteht nicht durch die Funktion, sondern durch die Art, wie ein Betrieb sie in seine Prozesse einbettet. Wer mit klaren Erwartungen, sauberen Daten und einem Sinn für die verbleibende menschliche Verantwortung an das Thema herangeht, kann heute schon einen spürbaren Mehrwert realisieren. Wer dem Hype folgt und die Hausaufgaben überspringt, produziert teure Enttäuschungen. Die Technik ist bereit. Die Frage ist, ob die Organisation es auch ist.
Möchten Sie wissen, welche KI-Funktionen für Ihren Betrieb heute sinnvoll sind?
Wir schauen uns Ihre Prozesse an, identifizieren die Stellen mit dem klarsten Nutzen und sagen Ihnen ehrlich, wo sich der Einsatz von Abacus Intelligence schon heute lohnt und wo es sich lohnt, noch zu warten. Als Abacus-Vertriebspartner begleiten wir Sie von der ersten Einschätzung bis zur produktiven Nutzung.
